Wat is vereist?
- Minimaal hbo werk- en denkniveau
- Minimaal 1 jaar relevante werkervaring met het organiseren van bijeenkomsten en/of evenementen
- Affiniteit met ICT; ervaring met Zoom en Teams is een pre
- Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken
- Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden
- Goed kunnen plannen en organiseren
- Communicatief en contactueel sterk
- Assertief, initiatiefrijk en betrouwbaar
Wat krijg je?
- €2.543,90 - €3.348,13 bruto p/m (afhankelijk van kennis en ervaring)
- 28 tot 32-urige werkweek
- 29 vakantiedagen
- Minimaal 10 kennisbijeenkomsten via de Aedes Academie en ruime mogelijkheden voor externe opleidingen
- Laptop, mobiel, NS-Business Card, sport- en internetvergoeding
- Thuiswerkmogelijkheden
Wat doe je?
- 20% Online evenementen organiseren en technische ondersteuning bieden
- 20% Fysieke bijeenkomsten organiseren en facilitaire zaken regelen
- 15% Afstemming met interne opdrachtgever en andere stakeholders
- 15% Deelnemers helpen bij vragen omtrent evenement/bijeenkomst
- 20% Administratie verwerken rondom evenement/bijeenkomst
- 10% Intern overleg
Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.
Interesse
Heb je een vraag of ben je geïnteresseerd? Neem contact met ons op.Ilona Azar de Vlieger
HR Adviseur
Vacature
Als Medewerker Evenementen & Bijeenkomsten bij Aedes ben je verantwoordelijk voor het organiseren van evenementen en bijeenkomsten. Bij Aedes organiseren worden jaarlijks driehonderd bijeenkomsten en evenementen georganiseerd, variërend van twintig tot duizend bezoekers. Ongeveer de helft van deze bijeenkomsten vindt fysiek plaats en de andere helft wordt online georganiseerd via Teams of Zoom. Het organiseren van evenementen doe je in een team met interne collega’s. Het team Bureau Bijeenkomsten en Evenementen waar jij onderdeel van gaat uitmaken bestaat uit zes collega’s.
Voor de organisatie van de bijeenkomsten en evenementen ben je betrokken bij het gehele proces. Hierbij zorg je onder andere voor het voeren van een intakegesprek met de interne opdrachtgever, de keuze en het contact met de locatie, het opstellen van een draaiboek, het verzorgen van het uitnodigingstraject (van aanmelding tot aan evaluatie) en beantwoord je vragen van leden die betrekking hebben op de bijeenkomst. Bij webinars ben je digitaal aanwezig om deelnemers met eenvoudige technische problemen verder te helpen. Administratieve zaken verwerk je in het CRM-systeem.
Als je een evenement organiseert, ben je vaak betrokken bij een projectteam en wordt het meedenken over de invulling van het event gewaardeerd. Vanuit jouw expertise adviseer je jouw inhoudelijk betrokken collega’s over organisatorische zaken, de vorm en opzet van het event. Daarnaast ben je tijdens het evenement aanwezig op locatie en ben jij het aanspreekpunt voor de locatie.
Als je het leuk vindt om procesmatige puzzels op te lossen en je het een uitdaging vindt om onder tijdsdruk diverse administratieve taken te organiseren en te beheren, dan is dit een baan voor jou.
Werkweek
Op een leuke werkdag help je deelnemers succesvol om aan een online bijeenkomst deel te nemen. Daarnaast vind je de perfecte locatie voor een bijeenkomst die over drie maanden plaatsvindt.
Op een dag dat niet alles op rolletjes loopt, worden er veel onvoorziene werkzaamheden jouw kant op geschoven. Gelukkig maakt dit het werk ook afwisselend en vind je het uitdagend om te plannen, te organiseren en helder aan je collega's te communiceren waar jouw prioriteiten liggen.
- 08:00
- 09:00
- 10:00
- 11:00
- 12:00
- 13:00
- 14:00
- 15:00
- 16:00
- 17:00
- 18:00
-
- Mails lezen en beantwoorden
- Startschot (online)
- Vragen van deelnemers beantwoorden
- Werkoverleg BBE
- Vragen van deelnemers beantwoorden
- Lunch
- Afdelingsoverleg Bedrijfsvoering
- Vragen van deelnemers beantwoorden
- Teamoverleg
- Evaluatie bouwen voor webinar woensdag
- Vragen van deelnemers beantwoorden
- Tijdschrijven
-
- Vrije dag
-
- Mails lezen en beantwoorden
- Presentatielijst en badges printen voor fysieke bijeenkomst morgen
- Webinar deels bijwonen en deelnemers helpen
- Presentatielijst en badges meegeven aan collega
- Lunch
- Deelnemers webinar verwerken in CRM-systeem
- Webinar-opname in YouTube-link omzetten
- Webinar toesturen naar deelnemers
- Overleg met interne opdrachtgever
- Actiepunten uitwerken
- Tijdschrijven
-
- Mails lezen en beantwoorden
- Bellen met locatie voor fysieke bijeenkomst 's middags
- Werkoverleg BBE
- Informatiemail sturen naar deelnemers webinar
- Lunch
- Offertes opvragen bij diverse locaties voor bijeenkomst over twee maanden
- Vragen van deelnemers beantwoorden
- Aanmeldlink maken voor bijeenkomst volgende maand
- Tijdschrijven
-
- Vrije dag
Voorbeeld uit de praktijk
Groeipad
Bij Aedes zijn er ruime mogelijkheden om opleidingen te volgen, zowel intern als extern. Zo kun je onder andere via de Aedes Academie diverse kennisbijeenkomsten bijwonen die jouw verder helpen in je persoonlijke ontwikkeling.
Werken bij Aedes
Aedes is de branchevereniging van de woningcorporaties in Nederland. Als branchevereniging onderhouden medewerkers en leden contacten met stakeholders en overheden op alle niveaus door hen te voorzien van de juiste informatie over de werkzaamheden van de corporaties. Op die manier streven we ernaar belemmerende, onnodig kostenverhogende regelgeving te bestrijden. Ook werken we eraan dat onze partners en stakeholders de corporaties ervaren als een van de partijen die actief strijden tegen de huidige wooncrisis. We stimuleren professioneel samenwerken en kennisuitwisseling tussen leden en betrokken ketenpartners door ervaringen te delen, middelen optimaal in te zetten en te investeren in verbeteringen.
Aedes moedigt mensen met alle (studie)achtergronden, geboorteplaatsen, geloofsovertuigingen, (fysieke) uitdagingen, genders en seksuele voorkeuren uitdrukkelijk aan om te solliciteren.
- Hoofdkantoor in Den Haag
- 62% / 38%
- Gem. leeftijd 45 jaar
- ± 80 werknemers in Nederland
- Business casual
- Thuiswerkmogelijkheden
Collega's
Sollicitatieproces
Interessante baan?
