Medewerker Evenementen & Bijeenkomsten

Vacature gesloten

Medewerker Evenementen & Bijeenkomsten

Aedes Den Haag

Wat is vereist?

  • Minimaal hbo werk- en denkniveau
  • Minimaal 1 jaar relevante werkervaring met het organiseren van bijeenkomsten en/of evenementen
  • Affiniteit met ICT; ervaring met Zoom en Teams is een pre
  • Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken
  • Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden
  • Goed kunnen plannen en organiseren
  • Communicatief en contactueel sterk
  • Assertief, initiatiefrijk en betrouwbaar

Wat krijg je?

  • €2.543,90 - €3.348,13 bruto p/m (afhankelijk van kennis en ervaring)
  • 28 tot 32-urige werkweek
  • 29 vakantiedagen
  • Minimaal 10 kennisbijeenkomsten via de Aedes Academie en ruime mogelijkheden voor externe opleidingen
  • Laptop, mobiel, NS-Business Card, sport- en internetvergoeding
  • Thuiswerkmogelijkheden

Wat doe je?

  • 20% Online evenementen organiseren en technische ondersteuning bieden
  • 20% Fysieke bijeenkomsten organiseren en facilitaire zaken regelen
  • 15% Afstemming met interne opdrachtgever en andere stakeholders
  • 15% Deelnemers helpen bij vragen omtrent evenement/bijeenkomst
  • 20% Administratie verwerken rondom evenement/bijeenkomst
  • 10% Intern overleg

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Stel direct een vraag

Ilona Azar de Vlieger

HR Adviseur

Vacature

Als Medewerker Evenementen & Bijeenkomsten bij Aedes ben je verantwoordelijk voor het organiseren van evenementen en bijeenkomsten. Bij Aedes organiseren worden jaarlijks driehonderd bijeenkomsten en evenementen georganiseerd, variërend van twintig tot duizend bezoekers. Ongeveer de helft van deze bijeenkomsten vindt fysiek plaats en de andere helft wordt online georganiseerd via Teams of Zoom. Het organiseren van evenementen doe je in een team met interne collega’s. Het team Bureau Bijeenkomsten en Evenementen waar jij onderdeel van gaat uitmaken bestaat uit zes collega’s.

Voor de organisatie van de bijeenkomsten en evenementen ben je betrokken bij het gehele proces. Hierbij zorg je onder andere voor het voeren van een intakegesprek met de interne opdrachtgever, de keuze en het contact met de locatie, het opstellen van een draaiboek, het verzorgen van het uitnodigingstraject (van aanmelding tot aan evaluatie) en beantwoord je vragen van leden die betrekking hebben op de bijeenkomst. Bij webinars ben je digitaal aanwezig om deelnemers met eenvoudige technische problemen verder te helpen. Administratieve zaken verwerk je in het CRM-systeem.

Als je een evenement organiseert, ben je vaak betrokken bij een projectteam en wordt het meedenken over de invulling van het event gewaardeerd. Vanuit jouw expertise adviseer je jouw inhoudelijk betrokken collega’s over organisatorische zaken, de vorm en opzet van het event. Daarnaast ben je tijdens het evenement aanwezig op locatie en ben jij het aanspreekpunt voor de locatie.

Als je het leuk vindt om procesmatige puzzels op te lossen en je het een uitdaging vindt om onder tijdsdruk diverse administratieve taken te organiseren en te beheren, dan is dit een baan voor jou.

Werkweek

Medewerker Evenementen & Bijeenkomsten

Op een leuke werkdag help je deelnemers succesvol om aan een online bijeenkomst deel te nemen. Daarnaast vind je de perfecte locatie voor een bijeenkomst die over drie maanden plaatsvindt.

Op een dag dat niet alles op rolletjes loopt, worden er veel onvoorziene werkzaamheden jouw kant op geschoven. Gelukkig maakt dit het werk ook afwisselend en vind je het uitdagend om te plannen, te organiseren en helder aan je collega's te communiceren waar jouw prioriteiten liggen.
  • 08:00
  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
  • 18:00
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Startschot (online)
    • Vragen van deelnemers beantwoorden
    • Werkoverleg BBE
    • Vragen van deelnemers beantwoorden
    • Lunch
    • Afdelingsoverleg Bedrijfsvoering
    • Vragen van deelnemers beantwoorden
    • Teamoverleg
    • Evaluatie bouwen voor webinar woensdag
    • Vragen van deelnemers beantwoorden
    • Tijdschrijven
    • Vrije dag
    • Vrije dag

Voorbeeld uit de praktijk

Je biedt ondersteuning aan een door jou georganiseerde webinar. Hoe ga je te werk?

Jij zorgt ervoor dat deelnemers geen problemen ervaren tijdens hun deelname aan een webinar. Dit begint ongeveer dertig minuten voor aanvang, waarbij je de webinarsoftware opent voor technische tests. Tijdens het eerste halfuur van de webinar ben je zowel in de online meeting als in de inbox actief, om snel eventuele problemen op te lossen. Wanneer deelnemers bijvoorbeeld hun Zoomlink kwijt zijn, controleer je hun toegangsrechten - afhankelijk van het type webinar - voordat je de link opnieuw verstrekt.

Groeipad

Bij Aedes zijn er ruime mogelijkheden om opleidingen te volgen, zowel intern als extern. Zo kun je onder andere via de Aedes Academie diverse kennisbijeenkomsten bijwonen die jouw verder helpen in je persoonlijke ontwikkeling.

Medewerker Evenementen & Bijeenkomsten

Werken bij Aedes

Aedes is de branchevereniging van de woningcorporaties in Nederland. Als branchevereniging onderhouden medewerkers en leden contacten met stakeholders en overheden op alle niveaus door hen te voorzien van de juiste informatie over de werkzaamheden van de corporaties. Op die manier streven we ernaar belemmerende, onnodig kostenverhogende regelgeving te bestrijden. Ook werken we eraan dat onze partners en stakeholders de corporaties ervaren als een van de partijen die actief strijden tegen de huidige wooncrisis. We stimuleren professioneel samenwerken en kennisuitwisseling tussen leden en betrokken ketenpartners door ervaringen te delen, middelen optimaal in te zetten en te investeren in verbeteringen.

Aedes moedigt mensen met alle (studie)achtergronden, geboorteplaatsen, geloofsovertuigingen, (fysieke) uitdagingen, genders en seksuele voorkeuren uitdrukkelijk aan om te solliciteren.

Bekijk bedrijfsprofiel van Aedes
  • Hoofdkantoor in Den Haag
  • 62% / 38%
  • Gem. leeftijd 45 jaar
  • ± 75 werknemers in Nederland
  • Business casual
  • Thuiswerkmogelijkheden

Collega's

Wiebeke Sittrop - Contentspecialist

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik was niet actief op zoek naar een andere functie of organisatie, maar toen Aedes via via voorbij kwam, zag ik zelf meteen de match. Een actieve vereniging midden in het maatschappelijke veld, waar ik bovendien een ander aspect uit het communicatievak kon oppakken. De professionele collega’s en de dynamiek maakten het plaatje compleet.

Wat was je vorige baan?
Communicatiespecialist bij Nevi, de vereniging voor inkoop. Vele jaren gewerkt en veel ervaring opgedaan. Werken voor een vereniging past echt bij mij.

Anne van Stijn - Adviseur Sectorontwikkeling Verduurzaming, Gezond en Veilig Wonen

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik wil graag impact maken in mijn werk: samen met corporaties aan de slag aan goede, betaalbare én duurzame huisvesting. Bij een vereniging kun je werken aan verandering en de hele sector een stapje naar links of rechts brengen. Dat vind ik een gave uitdaging!

Wat was je vorige baan?
Ik werkte aan de Technische Universiteit Delft in de faculteit bouwkunde. Daar gaf ik onderwijs en deed ik promotieonderzoek naar circulair renoveren. In mijn onderzoek werkte ik aan innovatie samen met woningcorporaties en hun ketenpartners.

Wat doe je in je vrije tijd?
Mijn vrije tijd spendeer ik met mijn familie. Daarnaast ben ik veel tijd kwijt aan het klussen in onze woning, die toch wel als een opknappertje bestempeld mag worden.

Ivar Kramer - Adviseur Sectorontwikkeling en Professionalisering (Data en Benchmarking)

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Tijdens mijn studietijd is de interesse in volkshuisvesting, woningmarkt en ruimtelijke ordening gegroeid. Ik heb geprobeerd deze interesse ook in mijn werk voort te zetten en dat is gelukt bij Aedes. Hier werk ik dagelijks met corporaties aan de grote maatschappelijke opgaven voor de volkshuisvesting.

Wat was je vorige baan?
Adviseur wonen bij de adviesbureau Stec Groep.

Wat doe je in je vrije tijd?
Zelf veel sporten én het volgen van sport: wielrennen, hardlopen en voetbal.

Job Borggreve - Belangenbehartiger regio Zuid

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
In mijn periode als trainee bij Aedes merkte ik dat het werken in een vereniging me goed lag. Werken in een sector die constant verandert, vond ik zeer uitdagend. Ik wilde daarom terugkeren – en dat is gelukt!

Wat was je vorige baan?
Trainee bij Talent in Huis, traineeship van de woningcorporaties. Dat bestond uit 3x 6 maanden; voor mij was dit twee keer een corporatie en dus één keer Aedes.

Wat doe je in je vrije tijd?
Wandelen, lang in de keuken staan, lachen met vrienden en vogels spotten.

Ilona Azar de Vlieger - HR Adviseur

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik kwam uit het buitenland waar ik woonde en was op zoek naar een baan in de HR-wereld. En toen kwam Aedes en het klikte meteen. Een platte organisatie waarin ik veel vrijheid en verantwoordelijkheid kreeg. Dat paste perfect bij mij!

Wat was je vorige baan?
Teammanager van de internationale afdeling L10N.

Wat doe je in je vrije tijd?
Koreaanse dramaseries kijken, veel boeken lezen en vrienden ontvangen!

Sollicitatieproces

Telefonisch kennismakingsgesprek met Recruiter
± 1-2 weken
Eerste gesprek met manager, collega en HR
± Binnen 1 week
Tweede gesprek met manager en tweede collega
± Binnen 1 week
Benoemingsgesprek met Directeur
± Binnen 3 dagen
Pre-employment screening
± Binnen 1 week
Arbeidsvoorwaardengesprek en aanbod

Interessante baan?